Основные принципы продуктивного делового общения
Хорошие управленческие качества, – как правило, следствие не столько врожденных талантов, сколько планирования и обучения искусству управлять. Первое — необходимое условие успешного менеджмента – переход от устных указаний к письменным. Звонки и спонтанные постановки задач стоит перевести в письменный вид. Приоритеты и ценности компании, цели и задачи, стоящие перед ней, нужно согласовать с бюджетом и ресурсами, подробно прописать и довести до сведения всех сотрудников. Такой подход – единственный путь к эффективному управлению: в таком случае, сотрудники будут точно знать, как действовать в стандартных ситуациях и смогут применить инициативный творческий подход в обстоятельствах форс-мажора. В начале своей карьеры очень полезно пройти курсы обучения менеджменту у опытных педагогов с большим опытом. Это поможет избжежать больших ошибок в будущем.
К сожалению, разумное намерение прописать корпоративные правила часто становится бессмысленным из-за распространенной ошибки руководства: из-за попытки написать и продумать все самолично, а после поставить сотрудников перед фактами. Все документы, регламентирующие работу, должны составляться при активном участии тех, чью работу эти документы регулируют. При таком подходе можно рассчитывать на эффективность составленных правил, а главное – избежать «молчаливого саботажа». Выслушав и приняв во внимание мнение каждого, можно заметно скорректировать услышанное, но не учитывать мнения сотрудников вовсе – нельзя.
Как выглядит алгоритм управления? Не так уж сложно.
- На первом этапе руководитель объясняет сотруднику общую суть новой задачи или направления.
- В течение некоторого времени ответственный за новое направление сотрудник обдумывает поставленную задачу, собирает информацию и формулирует возможную стратегию. Он докладывает результаты (идеи, необходимые затраты, цифры, пути решения) начальству.
- Основываясь на полученных предложениях, после нескольких обсуждений появляется «прототип» будущего проекта – с уже сформулированным планом и сроками. (Вполне возможно, выяснится, что проект не выгоден – и направление не будет открыто).
- Если все обстоятельства благоприятны, открывается полноценный проект. На этом этапе обязательно формируются права и полномочия руководителя, сроки и задачи по проекту и прочее. Все это фиксируется в письменном виде.
Высшие менеджеры позднее могут реагировать на те или иные события в четырех типичных форматах: согласиться и не вмешиваться; отложить принятие решения; воздействовать тактически (организовать совещание, поручить
Огромное значение для успешного менеджмента имеют прогнозирование и планирование. Некачественные прогнозы приводят к конфликтам с клиентами и между сотрудниками, к авралам или простою. Прогнозирование и планирование – одна из важнейших задач управления, особенно это касается тех подразделений, которые позже могут стать отдельными филиалами и бизнес-единицами.
Возможности организации определяются тремя факторами:
- ресурсы (материальные и нематериальные);
- процессы (всевозможные бизнес-процессы: модели принятия решений и координации, фактически это пути превращения ресурсов в услуги и продукты);
- ценности (пути определения приоритетов: как определяется важность клиента, важность идеи или отвара).
Как ни странно, успешность компании зависит вовсе не от ресурсной базы, а, прежде всего – от процессов и ценностей. Качественное управление сводится к формированию непротиворечивой и стройной системы ценностей и проникновения этой системы на все уровни служебной иерархии: сотрудник любого уровня должен уметь самостоятельно принимать решение относительно приоритетов.
Еще одной важной особенностью «правильного» мышления руководителя является способность оперировать тенденциями, а не конкретными цифрами. Зацикленность на цифрах не дает развивать новые идеи, улавливать закономерности развития рынка и видеть скрытые возможности.
При управлении не стоит переоценивать важность «контроля»: многоуровневая иерархия контролеров замедлит процесс и потребует слишком много ресурсов. В идеальном случае каждый сотрудник компании должен уметь контролировать сам себя.
В целом, ни одно из правил успешного управления не является истиной в последней инстанции. Усвоив общие закономерности, каждый руководитель должен уметь корректировать их, руководствуясь обстоятельствами. В некоторых случаях стоит опираться не на «правило», а на существующую реальность.
Автор: Владислав Комаров
© www.bisgid.ru — «Бизнес GiD»
Все права защищены. Законом РФ «Об авторском праве и смежных правах»
«Бизнес GiD»
